La herramienta tradicionalmente más utilizada para la toma de inventarios de existencias ha sido el capturador de códigos de barra. Desde luego, la toma de inventario consiste en una metodología de trabajo para recoger ordenadamente, un conjunto de datos, los cuales, tras un proceso informático se convertirán en información útil para diversos usos y decisiones. Una herramienta de apoyo típica en la recogida de datos que evite en la medida de lo posible el error humano (la digitación de los datos) son los “capturadores de datos”, PTC o Lectores de código de Barras.
Todos estos datos, son descargados desde los capturadores a un computador o transmitidos desde los capturadores por radio frecuencia a un computador central, para su posterior proceso y obtención de Información sistematizada como resultado del “inventario”. En pandemia, nos vimos enfrentados a la dificultad de desplazamiento de las personas, el Aforo máximo, la distancia mínima y a realizar inventarios a distancia.
Podemos coordinarnos en forma escrita, hablada o por videoconferencia, pero, no podemos retroceder al uso del papel y el lápiz para tomar inventarios ante la dificultad de enviar equipos de captura de datos a muchos lugares distintos y demorar en el procesamiento de los datos para entregar resultados. Debemos reinventarnos para recuperar eficacia con eficiencia.
¡Idea! La gran mayoría de las personas por no decir “todas”, tienen un teléfono celular al alcance de la mano. Las personas lo pueden usar para trabajar, así como lo hacen para buscar y comprar en internet, buscar ruta (waze), tomar locomoción, pagar compras y cuentas, etc.
Esto nos llevó a desarrollar una App para Androide que permitiera la captura o digitación de datos; usar la cámara como lector de código de barras; cargar un maestro de productos; indicar la Unidad de Medida de cuenta (KG, LT, UN, MT, PQ, CJ, etc.); usar la calculadora y tomar fotos vinculadas al inventario y a la ubicación. El proceso es batch (permite trabajar sin depender de acceso a internet); todos los archivos que se cargan y despachan, son muy livianos (textos planos o fotos de poco peso y buena resolución). Finalmente, el trabajo se realiza y despacha vía correo electrónico automático, sin intervención del operador – cuando tenga acceso a internet – y el usuario recibe confirmación de los datos y fotos enviados. El teléfono celular queda limpio.
Este desarrollo, permite establecer la Unidad de proceso de Datos fuera de las instalaciones donde se realiza el inventario, tan distante como se requiera e internet lo permita. Incluso desde un país a otro. Evita desplazar personas, pudiendo contratarse personas de la localidad donde se tomará el inventario con efecto positivo en la economía local. Menores costos para el cliente, mayor cobertura geográfica e incluso inventarios simultáneos en diferentes localidades.
Todo depende, de una buena coordinación y planificación previa.
Autor:
Alejandro Andrews
Inventory Director en TGS C&C Canessa